Como criar uma pasta local no Outlook para guardar as mensagens fora do servidor de hospedagem (webmail).
É comum os usuários armazenarem suas mensagens de e-mail no próprio Outlook, mas, se estiverem configuradas com acesso IMAP na verdade estão trabalhando como espelho do que está no servidor de hospedagem. O mesmo se aplica ao uso direto do webmail.
Trabalhar assim tem suas vantagens e desvantagens. Entenda as diferenças de conexão POP e IMAP para mensagens de e-mail:
Vantagens do IMAP:
- As mensagens ficam direto no servidor de hospedagem.
- É fácil sincronizar mensagens no micro, no celular ou no webmail de onde estiver.
Desvantagens do IMAP:
- Apagou em um dispositivo, apagou em todos os locais ao mesmo tempo.
- A chance de invadirem sua conta e adulterar suas mensagens (principalmente boletos) é maior, pois a mensagem do boleto está lá parada. Em muitos casos a adulteração não é percebida pelo usuário, pois o invasor mantém os dados básicos da mensagem (data, hora, remetente e demais cabeçalhos), dificultando a percepção de adulteração, que só pode ser comprovada pelo datacenter.
- As caixas de mensagens têm limites de tamanho. Se o usuário precisar manter muitas mensagens, principalmente com anexos grandes, corre o risco de ficar sem espaço e as mensagens novas começarem a retornar com erro de caixa de mensagens lotada.
Outro modo de conexão é o modelo POP:
Trabalhando como POP, onde o programa-cliente (Outlook, Thunderbird, Mail, etc) baixa a mensagem localmente:
Vantagens do POP:
- A mensagem é baixada para o programa de e-mail e ela estará disponível, mesmo que se a conexão com a internet cair.
- A princípio, ninguém adultera remotamente de forma fácil, mensagens que já estão em seu micro (exceto se o computador estiver contaminado).
Desvantagens do POP:
- Não fica disponível para consulta online (celular, webmail, etc), exceto se deixar uma cópia dos últimos dias no servidor.
- Se pifar o micro, pode perder o que está gravado, se não tiver backup rotineiro.
Modelo meio-a-meio com POP:
Configura-se o cliente de e-mail (Outlook ou outro programa de mensagens) em modo POP, mas recomenda-se configurar para deixar uma cópia no servidor por 30 dias.
Vantagens:
- É possível consultar as mensagens, desde que baixadas nos últimos dias, em celular e outros dispositivos.
- A mensagem já baixada no programa de e-mail já está no micro e a partir daí é mais difícil de ser adulterada.
Desvantagens:
- Mensagens enviadas geralmente ficam no dispositivo de onde enviou. Se enviou do celular, ficará no servidor (webmail). Se mandou do Outlook, ficará no Outlook.
- Tem que fazer backup dos arquivos do Outlook (ou programa equivalente) com frequência para um HD externo ou servidor local, que não seja o próprio micro.
Modelo meio-a-meio com IMAP:
Configura-se o cliente de e-mail (Outlook ou outro programa de mensagens) em modo IMAP e cria-se arquivo de dados LOCAL para arrastar mensagens menos importante manualmente para o micro, tirando do servidor de hospedagem.
Vantagens:
- É possível consultar as mensagens que ficaram online em celular e outros dispositivos, desde que não tenham sido movidas para arquivo local.
- Mensagens enviadas ficam disponíveis para consulta online em qualquer dispositivo, desde que não tenham sido movidas para arquivo local.
Desvantagens:
- Mensagens que não foram movidas manualmente para o micro, correm o risco de serem adulteradas antes de serem baixadas.
- Tem que fazer backup dos arquivos do Outlook (ou programa equivalente) com frequência para um HD externo ou servidor local, que não seja o próprio micro.
Como trabalhar com este último modelo:
Vamos ensinar como criar uma pasta local no computador que será usada para guardar as mensagens com mais segurança e privacidade, removendo-as do servidor evitando lotarem a caixa ou deixando a mensagem vulnerável a adulteração.
Siga os procedimentos a seguir:
- Clique no botão INICIAR (símbolo do Windows à esquerda embaixo da barra de tarefas) e digite CONTROL (Enter) para abrir o painel de controle no Windows 10.
- No Painel (acima), se estiver exibido por categorias (2 colunas), clique em CONTAS DE USUÁRIO e depois em Mail (Microsoft Oulook), caso contrário direto em Mail (Microsoft Oulook) (tela abaixo):
- Na janela abaixo clique na opção Contas de e-mail.
- Depois, selecione a aba Arquivo de dados e clique em Adicionar.
- Escolha o nome e o local onde o seu arquivo de dados do Outlook será gravado. Recomendamos usar a pasta Documentos > Arquivos do Outlook se já não apontar automaticamente lá. Deve ser uma pasta que você saiba onde está para fazer backup posteriormente. Escolha um nome fácil, tal como “Mensagens-Outlook”.
Uma vez criada, esta pasta aparecerá no painel do Outlook à esquerda.
É possível também criar subpastas conforme sua necessidade de organizar as mensagens.
Para adicionar as mensagens basta selecioná-las da pasta IMAP, onde aparecem as mensagens atuais, e arrastá-las para as pastas locais mais abaixo, tirando-as do servidor.
Crie subpastas para caixa de entrada, itens enviadas e outras que julgar de maior importância ou categorias desejadas.
Importante fazer backup regularmente!
Só não deixe de fazer backup da pasta criada manualmente, copiando-a, com o Outlook FECHADO, para uma unidade externa, seja pen-drive, hd externo ou até mesmo outro micro.
Não recomendamos usar o Google Drive ou Onedrive, pois arquivos grandes geralmente travam esta operação e deixa de ser confiável.